UAM KEARSIPAN

Nama : Wulan Mustika

Kelas : KAP2

Matkul : Kearsipan

 Soal

JAWABAN :

1. Arsip adalah hal yang berkenaan dengan kearsipan, kearsipan itu sendiri adalah kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat dan dokumen-dokumen.

Korelasi Arsip dengan record dan      warkat adalah :  Record merupakan lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar, rekaman, dll) dalam bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggung jawaban atas suatu peristiwa. Sedangkan warkat berasal dari baha arab yang berarti surat, akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut dan lebih luas yaitu berupa lembaran yang berisi keterangan yang memiliki arti dan kegunaan.

2. Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.

3. Dalam kearsipan ada 2 sistem yang biasa digunakan dalam lembaga instansi ataupun perusahaan yaitu sistem sentralisasi dan desentralisasi

Lembaga Pemerintah menggunakan sistem sentralisasi

Lembaga Pendidikan Swasta menggunakan sistem Desentralisasi

4. Rumusan Undang-Undang No.43 Tahun 2009, tentang Kearsipan

Kearsipan adalah hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, sesuai dengan perkembangan dan teknologi komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemda, lembaga pendidikan, perusahaan dan organisasi politik serta organisasi kemasyarakattan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

5. Kita mengetahui tentang arsip dinamis karena, arsip dinamis memiliki ciri-ciri sebagai berikut

• Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi
• Arsip senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya
• Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup

SIKLUS ARSIP DINAMIS

• Tahap Pertama

      Merupakan tahap penciptaan. Dimana proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan kedalam kertas atau  dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film tape atau media lainnya.

• Tahap Kedua

        Tahap penggunaan aktif dalam jangka waktu beberapa hari dan mungkin bisa tahunan

• Tahap Ketiga

        Tahap inaktif dimana arsip ini sudah jarang atau tidak dipakai lagi sehingga disimpam dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis.

• Tahap Keempat

           Tahap Penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip

6.  Penggolongan Arsip

    a.   Arsip berbasis kertas ( Paper Record ), yaitu arsip berupa teks yang ditulis di kertas.

    b.   Arsip pandang dengar ( Audio Visual Record ), yaitu arsip yang dapat dilihat dan didengar.

    c.   Arsip elektronik ( Machine Readable Record ), yaitu arsip yang diolah dan disimpan dalam suatu format, dimana komputer sebagai alat yang pemprosessnya.

           Ø  Arsip sebagai pembuktian hukum menggunakan arsip berbasis kertas.

           Ø  Arsip sebagai pembuktian hukum menggunakan arsip pandang dengar dan arsip berbasis kertas.

7. Pemindahan Arsip yaitu memindahkan arsip dari unit pengelola ke unit kearsipan berdasarkan jadwal retensi arsip, yang dilaksanakannya diatur oleh lembaga / instansi

Penyerahan Arsip yaitu tahap setelah pemindahan arsip yang kemudian akan menyerahkan arsip inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi arsip yang ditentukan.

Pemusnahan Arsip , pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, pembuburan dan kimiawi.

8. a. Map yaitu lipatan kertas atau karton manila yang digunakan untuk menyimapan arsip.

  b. Folder yaitu lipatan kertas berbentuk segi empat panjang yang berguna untuk menyimpan menempatkan arsip.

 c. Guide yaitu lembaran kertas yang digunakan sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.

   d. Filling Cabinet yaitu perabot kantorbebrbentuksegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal untuk menyimpan berkas.

    e. Boxes File yaitu kotak yang digunakan untuk menyimpan berbagai arsip atau warkat.

    f. Rotally Filling yaitu peralatan yang dapat berputar untuk menyimpan dokumen dan arsip

   g. Cardex yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang berupa akrtu dengan menggunakan laci yang dapat ditarik keluar.

9. Arsip Nilai guna terbagi menjadi 2, yaitu :

   a.) Nilai Guna Primer yaitu arsip yang digunakan oleh kepentingan lembaga/ instansi yang menghasilkan arsip.

        Nilai guna Primer meliputi :

        a.       Nilai Guna Administrasi

        b.      Nilai Guna Hukum

        c.       Nilai Guna Keuangan

        d.      Nilai Guna Ilmiah

  b.) Nilai Guna Sekunder yaitu arsip yang digunakan oleh lembaga/ instansi atau kepentingan umum serta sebagai barang bukti pertanggungjawabban kepada masyarakat.

Nilai Guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan nilai guna informasi.

10.  Dik : PT.Bank Mandiri memiliki gedung 12 lantai, 2 lantai untuk arsip  dengan luas 120 meter persegi / lantai

       Dit : Berapa kemampuan beban rak konvesional dan non konvesional?

       Jawab : 

            Beban rak konvesional rata-rata 1.200 kg/ meter persegi

                Maka, 2 lantai x 120 meter persegi = 240 meter persegi

                           240 meter persegi x 1.200 kg/ meter persegi = 288.000 kg

            Beban rak non konvesional rata-rata 2.400 kg/ meter persegi

            Maka, 2 lantai x 120 meter persegi = 240 meter persegi

            240 meter persegi x 2.400 kg = 576.000 kg