Teknologi perkantoran di bidang Mesin

 Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien. Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menunut manusia untuk semakin cepat dan memperhatikan efisiensi disegala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut, diperlukan kesiapan manusia dan kelengkapan sarananya.

Hal penting dalam memilih mesin kantor yang akan dipakai adalah fungsi dari mesin kantor yang dibutuhkan untuk dibeli serta jaminan dari pihak penjual terutama  yang menyangkut masalah pembelian, pengadaan suku cadang, bahan yang dipakai serta pelayanan perbaikan kerusakan yang cepat dan tidak membuat banyak kesulitan.

Untuk memutuskan perlu atau tidak diadakan mesin kantor, hendaknya perlu memperhatikan beberapa hal yaitu sebagai berikut :

a. Mesin yang dibeli benar diperlukan.

b. Jenis mesin hendaknya praktis.

c. Mesin dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.

d. Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.

e. Mutu mesin harus baik.

f. Mesin dapat dipergunakan untuk macam-macam jenis pekerjaan.

g. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.

h. Mesin dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.

i. Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.

j. Perlu ruang yang memunginkan untuk meletakan mesin.

MACAM-MACAM MESIN KANTOR

1. Mesin untuk menghemat fisik, tenaga dan pikiran  manusia disebut sebagai labour saving machine. Misal alat-alat besar seperti fork-lift pada unit pergudangan dan depo peralatan atau bangunan dan komputer.
2. Mesin untuk menghemat pengeluaran uang disebut money saving machine yaitu, mesin untuk mass-production. Jadi disamping mesin yang bersifat teknis  engineering, misalnya mesin pintal, mesin komputer (dalam jangka panjang), mesin pengganda dsb. 
3. Mesin untuk memanfaatkan penggunaan waktu, disebut time saving machine, misalnya mesin foto kopi, alat komunikasi, transfortasi dsb.

Keuntungan dan kerugian mengguakan mesin kantor. 
Keuntungan :
1. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
2.  Dapat menghemat tenaga dan waktu.
3.  Pengendalian atas ketelitian da ketepatan lebih mudah dilaksanakan.
4.  Memudahkan pengawasan.
5.  Dapat menghasilkan seseuatu yang lebih baik dan rapi.
6.  Keterangan yang dimuat, dapat lebih banyak.
7.  Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulis tangan.
8.  Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

Kerugian :
1. Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.
2.Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan pemeliharaannya.
3. Sulit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk melatih mereka.
4. Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didaptkan dan diterapkan.
5. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu bila terjadi kerusakan.

Mesin kantor yang umum diperlukan dan digunakan dalam pelaksanaan tugas kantor : 
a. Komputer

Pasti sudah tidak asing dengan komputer ini. Komputer yang pada umumnya harus ada di dalam kantor dan menjadi mesin yang selalu diandalkan bagi pekerja kantor.

Komputer ini bisa disebut dengan mesin kantor yang serbaguna. Komputer ini pasti memakai tenaga listrik dengan kekuatan pengolahan data yang luas dan juga bermacam.

Selain itu, komputer juga bisa digunakan untuk meletakkan atau menyimpan data penting yang bersifat pribadi atau pun data pekerjaan.

b. Mesin tik elektronik

Mesin tik atau mesin ketik bermanfaat untuk membantu pekerjaan di instansi. Selain itu bisa juga digunakan untuk membuat sebuah surat izin atau pernyataan lainnya.

Mesin ini biasanya digunakan di rumah sakit, kepolisian bahkan juga di kantor yang memiliki arsip banyak dan membutuhkan alat ketik yang praktis. Mesin ini memiliki tombol untuk huruf pada font yang nantinya akan langsung dicetak di kertas.

 
c. Mesin foto kopi

d. Mesin scanner 

Mesin fotocopy juga termasuk mesin kantor yang berfungsi sebagai mesin pengganda yang berbentuk dokumen. Seiring dengan perkembangnya waktu, mesin ini bisa juga digunakan untuk usaha fotocopy dan peralatan kantor lainnya.

Dalam perkembangan teknologi, mesin ini mengalami perkembangan yang sangat pesat. Mesin ini sudah dilengkapi dengan beberapa fitur yang canggih.

Jadi mesin ini tidak hanya untuk menggandakan dokumen saja, tapi juga digunakan untuk memudahkan pekerjaan yang lain seperti scan, print dan lainnya.

e. Faksimile

Sedangkan untuk masin faksimile ini digunakan untuk mengirim surat secara cepat, mulai dari satu tempat ke tempat lain. Baik itu tempat yang dekat atau pun jauh, bahkan bisa sampai ke lintas negara.

Selain surat, mesin ini bisa digunakan juga untuk mengirim peta, diagram cuaca, dokumen dan lainnya.

Mesin ini bisa dibilang dengan nama fax atau telecopier, mengapa? Karena mesin ini bisa mengirim informasi atau dokumen di beberapa waktu dalam waktu yang relatif singkat.

f. Mesin penghancur kertas

Mesin Penghancur Kertas adalah sebuah mesin yang memang mesti ada dalam suatu kantor pada umumnya.

Karena dengan adanya mesin itu kita dapat mengurangi tumpukan berkas yang telah tidak terpakai lagi pada lemari penyimpanan kantor.

Selain tersebut kita dapat mengurangi resiko pemakaian berkas penting untuk hal jahat.
g. Mesin penjumlah

Mesin penghitung uang adalah sebuah alat atau mesin yang berfungsi untuk menghitung seberapa banyak jumlah uang (logam maupun kertas) yang ingin di hitung. Mesin ini biasa digunakan pada jasa perbankan. Mesin hitung uang ini sangat membantu teller dalam menghitung jumlah uang yang banyak. Dengan menggunakan mesin hitung uang ini, pekerjaan dapat lebih cepat selesai dan sangat praktis, jika dibandingkan dengan cara manual.

h. Printer

Ada komputer pasti ada printer. Printer ini bisa dikatakan dengan teman dekatnya komputer. Mengapa? Karena jika ada komputer yang menyimpan data kemudian untuk dicetak, maka printer ini akan mencetak data tersebut.

Data tersebut bisa berupa dokumen, surat , arsip dan dokumen penting lainnya. Selain itu, printer ini juga bisa digunakan untuk grafik, gambar atau foto dan lainnya.

Untuk jenis printer sendiri ada banyak, bisa memilih sesuka hati dan cocok untuk digunakan dalam kantor. Untuk cara kerja printer harus diperhatikan juga, karena jika ada kesalahan teknis maka printer akan bisa rusak.

Sedangkan, dokumen yang nantinya akan dicetak harus membutuhkan tinta. Mengapa? Karena jika tidak ada tinta, lalu apa yang akan dicetak. Nah, untuk jenis tinta ini ada banyak dan fungsinya berbeda-beda.